給与計算と社会保険に関するすべての業務をワンストップで

フロンティア社会保険労務士法人
フロンティア
ペイロール株式会社

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マイナンバー管理サービス

~ マイナンバー対応に不安はございませんか? ~

チェックしてみましょう!

  • マイナンバー対応って何をするの?
  • 運用方法はどうすればいいの?
  • セキュリティー対策はどうすればいいの?
  • どうやって社員教育するの?
  • システム対応の手順やコストは?

 

このような不安は

マイナンバー管理のアウトソーシング

で解決しましょう。

 

マイナンバー制度とは

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い企業も、税(源泉徴収票など)や社会保険(資格取得届など)の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

企業に求められる管理体制

マイナンバー制度の運用開始に伴い、企業にはマイナンバー取扱業務について、以下のような安全で適切な管理が求められるようになりました。

準備

 ●マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

 ●基本方針や取扱規程および安全管理措置を決めましょう。

 ●システム改修の検討をはじめましょう。

収集

 ●マイナンバーを従業員から収集する際は、利用目的を書面により

  伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。(パート・アルバイトも含みます)

 ●扶養家族の確認も行いましょう。

保管・管理・利用・提供・廃棄

 ●マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管

  しましょう。

 ●システム管理の場合は、データの暗号化やアクセス制御、ログの

  設定、ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策

  を行いましょう。

 ●マイナンバーは限られた範囲内で利用・提供を行いましょう。

 ●退職や契約終了で法的保存期間が経過し、従業員のマイナンバーが

  必要なくなったら、確実に廃棄して削除記録を作りましょう。

周知

 ●従業員にマイナンバー制度の研修や勉強会を行いましょう。

 ●マイナンバー情報が漏えいしないよう、厳しい管理体制の構築が必要

  となります。

※ 上記のほかにも、マイナンバー制度対応のために、さまざまな管理事務が

発生します。

このように マイナンバー制度の対応には

時間・コスト・人材の投入が必要になります。

 

私たちは、この手間のかかるマイナンバー管理業務について

委託(アウトソーシング)をご提案いたします。

 

自社で対応した場合は、厳格な管理体制を構築し、厳密なルールのもと業務をすすめていく必要があります。

 

アウトソーシングをした場合は、委託先の監督を行えば、御社の負担やリスクは軽減し、安心してコア業務に集中できます。

フロンティアにアウトソーシングすると

フロンティアのマイナンバー管理サービスをご利用いただければ、お客様の負担は大きく軽減されます。

サービス提供前

収集作業が煩雑で業務量とコストが増加

● 本人確認作業の業務量が増加

● システム対応による業務量とコスト増加

● 安全管理措置に従った取扱・保管方法や

  保管設備が必要なため、業務量、コス

  ト、漏えいリスクの増加

● マイナンバー取扱履歴の記録・保管によ

  る業務量の増加

● マイナンバーの廃棄時期の管理や廃棄

  ルールの厳守で業務量が増加 など

 

サービス提供後

● フロンティア(委託先)の監督

アウトソーシングを行えば、業務量・コスト・セキュリティーリスクの増加は大きく軽減されます。

 

また、フロンティア社会保険労務士法人は給与計算、社会保険手続き、労務コンサルティングなどのサービスをワンストップでご提供させて頂いております。

こちらのサービスを併せてご利用いただければ、お客様にはより満足して頂けるでしょう。

マイナンバー管理サービスの内容

フロンティアでは、クラウドサービスを使用したマイナンバー管理業務を代行いたします。

セキュリティー対策が万全なのはもちろんのこと、安全管理措置に従い、教育を受けた特定のスタッフが細心の注意を払い対応させていただきます。

収集

従業員に対してマイナンバーの提供依頼をさせて頂きます。

確認・登録

従業員から提供されたマイナンバーの正当性を確認して、クラウド上のデータベースに登録します。

管理

安全管理措置にもとづき、厳重に管理します。

廃棄

不要になったマイナンバー情報は廃棄し、廃棄証明書を発行します。

マイナンバー管理サービスと併せて、給与計算や社会保険手続きなどのサービスをご利用いただくことで、各サービスのシナジーにより、さらなる効果が期待されます。

 

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